MVHLAC-POL-MET-01 — Politique des Métadonnées (Normes et Exigences)

Organisation: Musée Virtuel Hispano-Latino-Américain du Canada (MVHLAC)
Document ID : MVHLAC-POL-MET-01
S’applique à : Tous les actifs consignés dans le système de gestion des actifs de MVHLAC et gérés dans le flux de gestion des collections de MVHLAC, incluant les contenus 2D, audio, vidéo, médias 360°, 3D/WebXR, la documentation et les fichiers de soutien.
Statut : Final (v1.0)
Responsable (rôle) : Digital Asset Manager
Nom du responsable : À déterminer
Approbations : Direction générale ; Conseil d’administration (si requis)
Cycle de révision : Annuellement et lors de changements opérationnels ou de gouvernance importants

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1. Objectif

Cette politique établit le schéma de métadonnées et les normes requises pour l’ensemble des actifs de MVHLAC. Elle vise à assurer la cohérence de la saisie des données, de la découvrabilité, de la gestion des droits et des processus de préservation, conformément aux exigences institutionnelles.

2. Portée

Cette politique s’applique:

• • À tous les actifs consignés dans le système de gestion des actifs de MVHLAC, incluant les modèles 3D, vidéos, images, fichiers audio, documents, médias 360° et expériences WebXR ;
  • À l’ensemble du personnel et des contractuels responsables de la création, de la modification ou du contrôle de la qualité des métadonnées des actifs ;
  • À tous les livrables de numérisation et de capture nécessitant des métadonnées descriptives, relatives aux droits et techniques.

3. Énoncé de politique

MVHLAC maintient des métadonnées normalisées pour tous les actifs à l’aide du schéma du système de gestion des actifs de MVHLAC.

Les fiches d’actifs doivent être complétées de manière cohérente et conformément aux exigences minimales définies dans la présente politique avant qu’un actif ne soit approuvé ou publié.

4. Définitions

• • Métadonnées: Informations structurées consignées afin de décrire, expliquer, localiser, retrouver, utiliser et gérer les actifs dans le flux de gestion des collections de MVHLAC.
  • Vocabulaire contrôlé : Ensemble de termes approuvés et normalisés appliqués aux actifs afin de soutenir un balisage et une récupération cohérents dans le flux de gestion des collections de MVHLAC.
  • Asset_ID : Identifiant unique attribué à chaque actif afin de permettre le suivi et les liens dans l’ensemble du système, conformément aux exigences de format Asset_ID de MVHLAC.
  • Déclaration de droits (Rights statement) : Enregistrement normalisé documentant les autorisations d’utilisation et les restrictions, en conformité avec les exigences de MVHLAC et, le cas échéant, avec des normes externes.
  • Assurance qualité (QA) : Processus de révision obligatoire visant à vérifier qu’une fiche d’actif est complète et conforme aux normes de MVHLAC avant d’être désignée comme Approuvée ou Publiée.

5. Exigences

5.1 Système de référence et schéma

Le système de gestion des actifs de MVHLAC constitue le système de référence pour les métadonnées des actifs. Tous les noms de champs et les exigences en matière de métadonnées sont définis par le schéma de métadonnées de MVHLAC.

Les champs du système de gestion des actifs de MVHLAC sont organisés selon les cinq catégories suivantes:

• • Gestion
  • Autorisations et droits d’auteur
  • Métadonnées
  • Données techniques
  • Publication et contributeurs

5.2 Exigences minimales en matière de métadonnées (jalons du flux de travail)

Les fiches d’actifs doivent satisfaire aux exigences minimales ci-dessous avant de passer à l’étape suivante du flux de travail. Des champs additionnels peuvent être requis selon le type d’actif, les restrictions applicables ou le résultat de publication visé.

5.2.1 Création de la fiche (Submitted)

• • Dated_Created
  • Asset_ID
  • Status
  • Title
  • Asset_Type

5.2.2 Prêt pour la révision des droits (Under Review / Rights Pending)

• • Original_Object_Owner_Physical (lorsqu’il existe une source physique)
  • Copyright_Permission
  • Rights_Statement
  • Permission_Document (ou référence documentée à une preuve)
  • Rights_Expiration_Date_Both (lorsqu’elle est limitée dans le temps ; sinon, Perpetual le cas échéant)
  • Attribution_Required_Both (texte de la ligne de crédit)
  • Copyrights_Restriction (le cas échéant)

5.2.3 Traitement et préparation technique (In Processing / Ready for Review)

• • Description
  • Collection_Type
  • Gallery (lorsque l’actif est destiné à une galerie spécifique du site Web)
  • Keywords/Tags (utiliser la virgule comme séparateur dans la présente publication)
  • Creation_Method_Digital (le cas échéant)
  • File_Format, File_Name, File_Size_MB
  • Live_Storage_Location et Live_File_Path
  • Version et Creator_Digital
  • Date_Modified (lorsque le master est créé ou mis à jour)
  • Backup_File_Path et Backup_Date (pour les masters)
  • Checksum (pour les masters)
  • Details_Of_Bundle (pour les dossiers / fichiers ZIP)

Compléter tous les champs techniques, incluant Resolution, Duration, Codec, Frame Rate, Polygon Count et Texture Resolution, lorsque ceux-ci sont pertinents selon le type d’actif.

5.2.4 Prêt pour publication (Approved / Published)

• • QA_Approved = Yes et QA_Date renseignée
  • Métadonnées de droits complètes et restrictions consignées (le cas échéant)
  • Accessibility_Checked = Yes et Accessibility_Date renseignée (obligatoire avant publication)
  • Available_Languages consigné (ex. : EN, FR, ES) lorsqu’un texte d’accompagnement destiné au public existe
  • Optimization_Status renseigné lorsque pertinent (ex. : besoins de performance WebXR ou diffusion en continu)
  • Public_URL renseignée une fois publié ; Date_Published renseignée une fois en ligne

5.3 Vocabulaires contrôlés (champs à liste déroulante)

Pour tout champ configuré sous forme de liste déroulante dans le système de gestion des actifs de MVHLAC, sélectionner uniquement les valeurs approuvées définies pour ce champ.

5.3.1 Status

Submitted, Under Review, Rights Pending, In Processing, Ready for Review, Approved, Published, Archived, Rejected

5.3.2 Preservation_Priority

Critical, High, Medium, Low

5.3.3 Gallery

Community in Action, Digital Playground, Heritage Chronicles, Inspiring Legacies, We Come Bearing Gifts

5.3.4 Rights_Statement

In Copyright, In Copyright - Educational Use Permitted, In Copyright - Non-Commercial Use Permitted, In Copyright - Rights-Holder Unlocatable, No Copyright - Contractual Restrictions, No Copyright - Non-Commercial Use Only, No Copyright - Other Known Legal Restrictions, No Copyright - United States, Copyright Not Evaluated, Copyright Undetermined, No Known Copyright.

5.3.5 Cultural_Group

• • Afro-Uruguayan, Afro-Bolivian, Afro-Colombian, Afro-Peruvian, Bolivian, Colombian, Ecuadorian, Peruvian
  • Venezuelan, Chilean, Argentine, Mexican, Indigenous Andean, Indigenous Mexican, Indigenous Central American, Afro-Brazilian
  • Afro-Caribbean, Hispanic-Canadian, Latin American Immigrant

5.3.6 Geographic_Origin

• • Buenos Aires, Argentina, Santiago, Chile, Bogotá, Colombia, Quito, Ecuador
  • Mexico City, Mexico, Lima, Peru, Montevideo, Uruguay, Caracas, Venezuela
  • São Paulo, Brazil, Rio de Janeiro, Brazil, Havana, Cuba, San José, Costa Rica
  • Panama City, Panama, Guatemala City, Guatemala, San Salvador, El Salvador, Tegucigalpa, Honduras
  • Managua, Nicaragua, Toronto, Canada, Montreal, Canada, Vancouver, Canada

5.3.7 Time_Period

Contemporary (21st century), Late 20th century (1950-2000), Early 20th century (1900-1950), Colonial era (16th-19th century), Pre-colonial (before 1492), Traditional (specific date unknown), Modern (2000-present), Historical (pre-1900)

5.3.8 WebXR_Compatible

Yes, No, Partial

5.3.9 Optimization_Status

Optimized for web, VR, and mobile; Uncompressed original; Master quality; Production-ready; Low-poly optimised; High-poly reference.

5.3.10 Resolution

720p (1280x720), 1080p (1920x1080), 1440p (2560x1440), 4K (3840x2160), 5K (5120x2880), 6K (6144x3456), 8K (7680x4320), 2K (2048x1080), 4096x2048, 8192x4096

5.3.11 Texture_Resolution

1K (1024x1024), 2K (2048x2048), 4K (4096x4096), 8K (8192x8192), 16K (16384x16384)

5.3.12 QA_Approved

Yes, No

5.3.13 Accessibility_Checked

Yes, No

5.3.14 Asset_Type (standard values)

3D Model, 360 Video, Interview, Audio, Image, Document

5.4 Format Asset_ID

Chaque actif doit avoir un Asset_ID unique selon le format suivant:

MVHLAC-TYPE-NAME-###

Où:

MVHLAC : Préfixe organisationnel (toujours MVHLAC)

TYPE : Code du type d’actif (code court sélectionné par l’équipe)

NAME : Nom descriptif court (MAJUSCULES, traits d’union, sans espaces)

### : Numéro séquentiel (001, 002, etc.)

Exemple:

MVHLAC-3D-CANDOMBE-MASK-001

5.5 Normes de qualité des données

• • Tous les champs requis doivent être complétés avant qu’un actif soit marqué comme Approved ou Published.
  • Les titres doivent être clairs et descriptifs. Les descriptions doivent fournir un contexte suffisant pour soutenir l’interprétation.
  • Les mots-clés et balises doivent être appliqués de manière cohérente ; les virgules sont utilisées comme séparateurs dans la présente publication.
  • Les dates doivent utiliser le format YYYY-MM-DD.
  • Les chemins de fichiers doivent être complets et vérifiés comme accessibles.
  • Les informations relatives aux droits doivent être documentées et vérifiées avant publication.
  • Une somme de contrôle (checksum) doit être générée et consignée pour chaque fichier master.

6. Rôles et responsabilités

• • Digital Asset Manager : Détient et maintient les normes de métadonnées, les vocabulaires contrôlés et le schéma du système de gestion des actifs de MVHLAC. Forme le personnel et effectue des audits réguliers en documentant toutes les constatations.
  • Collections Manager : Définit les exigences en matière de métadonnées descriptives pour les collections et approuve les exceptions aux normes minimales.
  • Rights Coordinator : Confirme que les métadonnées de droits et les références aux preuves sont complètes et conformes aux exigences de restriction avant publication.
  • Digitization Coordinator : Fournit les informations techniques de capture et de traitement et consigne avec exactitude les relations entre masters et dérivés.
  • Quality Assurance Reviewer : Vérifie l’exhaustivité et la cohérence des métadonnées aux étapes d’approbation et de publication et confirme que tous les champs requis sont présents.
  • Web Publisher : Confirme l’exactitude des champs de publication (Public_URL, Date_Published) et des indicateurs linguistiques après publication.
  • Executive Director : Approuve les exceptions majeures, les modifications du schéma et tout changement ayant un impact sur les contenus destinés au public.

7. Dossiers et livrables requis

• • Une fiche doit être créée pour chaque actif dans le système de gestion des actifs de MVHLAC...
    Consigner toute modification apportée au schéma de métadonnées ou aux vocabulaires contrôlés conformément aux procédures de gouvernance et de gestion documentaire de MVHLAC.
  • Référencer les preuves de droits dans Permission_Document et consigner toute restriction applicable dans la fiche d’actif.
  • Pour les fichiers masters, s’assurer que Checksum, Backup_File_Path et Backup_Date sont consignés et à jour.
  • Pour les actifs publiés, consigner QA_Approved, Accessibility_Checked, Public_URL et Date_Published dans la fiche d’actif.
  • Créer une entrée au Change Log (CL-##_YYYY-MM-DD) pour toute modification du schéma ou des vocabulaires contrôlés.

8. Critères d’acceptation (réussite / échec)

Les métadonnées sont considérées conformes à la présente politique lorsque tous les critères suivants sont remplis.

• • Tous les champs requis pour l’étape du flux de travail désignée de l’actif sont complétés ;
  • Les champs contrôlés par liste déroulante contiennent uniquement les valeurs autorisées définies dans le schéma en vigueur ;
  • Les références aux preuves de droits sont incluses dans la fiche d’actif et toute restriction est documentée avant publication ;
  • Tous les champs techniques applicables au type d’actif sont complétés ;
  • Pour les fichiers masters, les informations de checksum et de sauvegarde sont consignées dans la fiche d’actif ;
  • Pour les actifs publiés, QA_Approved et Accessibility_Checked sont confirmés et tous les champs de publication requis sont complétés.

9. Révision

9.1 Révision de gouvernance

• • Un échantillon de fiches doit être audité afin d’assurer l’exhaustivité, l’exactitude et la cohérence.
  • Les vocabulaires contrôlés doivent être révisés afin d’identifier les ajouts ou retraits requis.
  • Les noms et définitions des champs doivent être confirmés comme étant alignés sur le schéma IDX-ASSET en vigueur.
  • Toutes les constatations et les actions correctives requises doivent être documentées dans le dossier de révision.

9.2 Révision opérationnelle (contrôle de qualité continu)

• • Les fiches nouvellement créées ou récemment mises à jour doivent faire l’objet de vérifications ponctuelles afin de confirmer la présence de tous les champs requis.
  • Avant publication, Accessibility_Checked, Available Languages, Public_URL et Date_Published doivent être consignés de manière cohérente.
  • Pour les fichiers masters, Checksum et Backup_Date doivent être vérifiés après tout transfert ou toute mise à jour.