MVHLAC-POL-ROT-01 — Politique de Rotation (Rotation et mise à jour)

Organisation: Musée Virtuel Hispano-Latino-Américain du Canada (MVHLAC)
Document ID : MVHLAC-POL-ROT-01
S’applique à : Tous les contenus publiés ou affichés dans les galeries virtuelles et les emplacements mis en valeur de MVHLAC, incluant la page d’accueil, les pages d’entrée des galeries, les emplacements immersifs/WebXR, les dérivés d’accès, les sous-titres, les transcriptions, les textes de remplacement (alt text) et les métadonnées requises.
Statut : Final (v1.0)
Responsable (rôle) : Collections Manager
Nom du responsable : À déterminer
Approbations : Direction générale ; Conseil d’administration (si requis)
Cycle de révision : Annuellement et lors de changements opérationnels ou de gouvernance importants

  Télécharger cette politique en PDF (s’ouvre dans un nouvel onglet) 

1. Objectif

La présente politique établit les exigences et les procédures relatives à la rotation et à la mise à jour des contenus d’exposition au sein du musée virtuel de MVHLAC.

Elle vise à garantir que les contenus exposés sont révisés et renouvelés selon un calendrier défini afin de demeurer pertinents et de favoriser l’engagement des visiteurs.

2. Portée

Cette politique s’applique:

• • Aux éléments mis en vedette sur la page d’accueil et les pages d’entrée des galeries ;
  • Aux affichages de galeries, aux emplacements immersifs WebXR et à leurs alternatives bidimensionnelles correspondantes ;
  • Aux textes promotionnels, sous-titres, transcriptions, textes de remplacement et métadonnées préparés pour la publication ou la republication.

3. Énoncé de politique

MVHLAC effectue des rotations et des mises à jour planifiées des contenus d’exposition afin de maintenir l’engagement du public et d’assurer l’actualité du musée virtuel.

Toutes les activités doivent préserver les fichiers originaux, conserver les versions antérieures par un archivage contrôlé et ne jamais afficher de contenus sans autorisations vérifiées.

MVHLAC maintient un plan de rotation documenté et applique des cycles planifiés afin de confirmer l’état des droits et de vérifier l’accessibilité et la performance, incluant l’alignement des versions 2D lorsque requis.

4. Définitions

• • Rotation : Cycle planifié de publication, de dépublication ou de mise à jour de contenus afin de répondre aux exigences de programmation, de pertinence ou de gestion.
  • Calendrier de rotation : Planification temporelle des mises à jour, remises en vedette ou retraits de contenus des emplacements mis en valeur.
  • Plan de rotation / registre de rotation : Document de planification et d’enregistrement précisant les dates cibles, les rôles responsables, le calendrier de révision et les mesures de succès pour chaque cycle de rotation.
  • Mise à jour (refresh) : Remplacement d’un contenu affiché par une version améliorée, tout en archivant la version précédente.
  • Affichage archivé : Retrait d’un contenu de l’affichage public tout en le conservant dans l’enregistrement permanent de la collection et en préservant les masters.
  • Retrait (takedown) : Suppression de l’accès public en raison de droits, d’erreurs, de sensibilités ou de décisions liées au cycle de vie du contenu.
  • Éléments mis en vedette : Contenus affichés de manière proéminente sur la page d’accueil ou les pages d’entrée des galeries.

5. Exigences

5.1 Plan de rotation et planification (obligatoire)

• 1. Maintenir un plan de rotation incluant les dates cibles, les responsables désignés et les mesures de succès. Éviter de fixer des échéances durant les fins de semaine.
  2. À tout le moins, le plan de rotation doit identifier tous les emplacements concernés, les éléments ou ensembles impliqués, les dates de début et de fin prévues, les étapes QA requises, un point de vérification des droits et toute note de retour arrière (rollback).

5.2 Actions de rotation et de mise à jour (obligatoires)

5.3 Quand archiver ou retirer des éléments (déclencheurs obligatoires)

5.4 Revalidation de l’accessibilité et de la performance (obligatoire)

Lorsqu’un élément est remis en vedette, mis à jour ou rafraîchi, effectuer une révision de l’accessibilité et de la performance.

Vérifier et confirmer que les alternatives 2D sont à jour.

5.5 Documentation et traçabilité (obligatoire)

• • Consigner les changements dans l’outil de suivi et mettre à jour les textes promotionnels et les textes de remplacement lorsque les emplacements sont modifiés.
  • Consigner toute modification de portée, de disposition ou d’approche technique conformément aux procédures de gouvernance de MVHLAC. Les mises à jour de contenu de routine sont exclues.

6. Rôles et responsabilités

• • Executive Director : Approuve les escalades liées à l’expiration des droits, aux demandes de retrait et aux exceptions majeures.
  • Collections Manager (responsable) : Maintient le plan de rotation et confirme l’achèvement et la documentation de chaque cycle.
  • Web Publisher : Gère les emplacements mis en vedette, la publication et la dépublication, et veille à l’accessibilité continue des pages publiques.
  • Digital Asset Manager : Archive les versions antérieures et maintient les liens de version et les mises à jour d’état dans les fiches.
  • Quality Assurance Reviewer : Effectue des vérifications ponctuelles d’accessibilité et de performance et consigne les résultats de réussite/échec.
  • Rights Coordinator : Confirme la validité des droits pour la nouvelle période d’affichage et gère les expirations et retraits.

7. Dossiers et livrables requis

• • Maintenir un plan ou un calendrier de rotation, ainsi que des registres par cycle incluant les dates, le responsable, la cadence et les mesures de succès.
  • Documenter les entrées de rotation ou de mise à jour pour chaque élément ou emplacement, incluant la raison de l’action et les liens vers les versions archivées.
  • Maintenir les dossiers QA relatifs aux vérifications d’accessibilité et de performance, ainsi que les notes confirmant les droits.
  • Lorsque applicable, documenter les mises à jour importantes conformément aux procédures de gouvernance de MVHLAC.

8. Critères d’acceptation (réussite / échec)

Un cycle de rotation est considéré comme complété uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies:

• • Un registre de rotation est créé et inclut les dates, le responsable assigné, la cadence et les mesures de succès définies ;
  • L’état des droits est vérifié pour tous les éléments affichés durant la nouvelle période ;
  • Les vérifications ponctuelles d’accessibilité et de performance sont complétées avec des résultats conformes et l’alignement des alternatives 2D est confirmé ;
  • Tous les dossiers sont mis à jour ; les versions antérieures sont archivées ; les masters de préservation sont conservés ;
  • Toute modification de portée, de disposition ou d’approche technique doit être formellement documentée dans les dossiers pertinents du projet ou de gouvernance.

9. Calendrier de révision des opérations de rotation

Effectuer la révision suivante tous les six mois à l’aide de la liste de vérification opérationnelle ci-dessous:

☐ Examiner les éléments actuellement mis en vedette et les rotations à venir
☐ Identifier de nouveaux contenus à mettre en valeur
☐ Évaluer l’engagement et l’équilibre curatoriel ; retirer les éléments à faible performance au besoin
☐ Vérifier la disponibilité de mises à jour de qualité
☐ Réparer ou dépublier temporairement les fichiers brisés ou corrompus
☐ Vérifier la validité des droits pour tous les éléments affichés
☐ Refaire les tests d’accessibilité et de performance ; confirmer l’alignement des alternatives 2D
☐ Mettre à jour la page d’accueil et les sections mises en vedette ; réviser les textes et alt text au besoin
☐ Consigner la date de fin de la révision et les résultats dans l’outil de suivi ou le registre