MVHLAC-POL-PRE-01 — Politique de préservation conservation, de stockage et de sauvegarde

Organisation: Musée Virtuel Hispano-Latino-Américain du Canada (MVHLAC)
Document ID : MVHLAC-POL-PRE-01
S’applique à : Tous les matériaux numériques des collections de MVHLAC placés sous sa responsabilité, incluant les masters de préservation, les dérivés d’accès, les métadonnées, la documentation et les fichiers d’accessibilité complémentaires (sidecar) tels que les sous-titres et les transcriptions.
Si MVHLAC manipule temporairement des objets physiques à des fins de documentation ou de numérisation, les exigences de manipulation de la présente politique s’appliquent pendant toute la durée de cette activité.
Statut : Final (v1.0)
Responsable (rôle) : Collections Manager
Nom du responsable : À déterminer
Approbations : Direction générale ; Conseil d’administration (si requis)
Cycle de révision : Annuellement et lors de changements opérationnels ou de gouvernance importants

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1. Objectif

MVHLAC protège ses actifs numériques de collection, ainsi que tout matériel physique manipulé temporairement, contre la perte, la dégradation, la corruption ou l’obsolescence. La présente politique définit les exigences minimales en matière de stockage, sauvegarde, surveillance de l’intégrité, sécurité et récupération, afin d’assurer que le patrimoine culturel de MVHLAC demeure authentique, accessible et complet pour les générations futures.

2. Portée

Cette politique s’applique:

• • Aux actifs numériques créés ou gérés par MVHLAC, incluant les images, documents, fichiers audio et vidéo, médias 360°, modèles 3D, fichiers WebXR et les livrables de projets connexes ;
  • Aux masters de préservation et aux dossiers essentiels soutenant la gestion à long terme, tels que les métadonnées, la documentation des droits, les livrables d’assurance qualité et les journaux de préservation ;
  • Aux environnements de stockage utilisés pour les fichiers actifs et les sauvegardes, incluant les solutions infonuagiques ainsi que les stockages locaux ou hors ligne maintenus à des fins de redondance ;
  • Aux mesures de manipulation et de conservation de base applicables aux objets physiques sous la garde de MVHLAC, qu’elle soit temporaire ou permanente, à des fins de documentation ou de gestion.

3. Énoncé de politique

MVHLAC protège les actifs contre la perte, la dégradation et l’obsolescence en maintenant un stockage redondant, des sauvegardes régulières et des vérifications d’intégrité (fixity) planifiées. Toutes les actions de préservation sont documentées dans le système de gestion des actifs de MVHLAC. Les masters de préservation et les fichiers de travail sont conservés à des fins de gestion et ne sont pas utilisés pour la diffusion publique. L’accès public est limité aux dérivés approuvés une fois les exigences relatives aux droits et à l’accessibilité vérifiées. La préparation à la migration des formats est maintenue, et les conditions ainsi que les détails de manipulation des objets physiques sont consignés.

4. Définitions

• • Conservation : Mesures visant à prévenir les dommages et la détérioration des matériaux physiques de collection par une manipulation, un stockage, un contrôle environnemental et une stabilisation appropriés.
  • Préservation : Processus visant à maintenir l’accessibilité et l’intégrité à long terme des actifs numériques.
  • Master de préservation : Fichier de la plus haute qualité, traité de manière minimale, désigné pour une conservation à long terme.
  • Dérivé d’accès : Fichier créé à partir du master et optimisé pour la diffusion Web ou en continu.
  • Règle de sauvegarde 3-2-1 : Maintenir trois copies des données sur deux types de stockage différents, dont une copie conservée hors site.
  • Checksum (somme de contrôle) : Valeur alphanumérique unique générée à partir d’un fichier à l’aide d’un algorithme spécifié (ex. : SHA-256), utilisée pour vérifier l’intégrité du fichier lors du transfert, du stockage ou du traitement.
  • Vérification d’intégrité (fixity check) : Processus consistant à confirmer qu’un fichier n’a pas été modifié en comparant sa somme de contrôle actuelle à une valeur précédemment enregistrée.
  • Migration de format : Processus de conversion des fichiers vers de nouveaux formats lorsque les formats existants deviennent obsolètes ou ne sont plus pris en charge.

5. Exigences

5.1 Approche de préservation

MVHLAC applique des modèles reconnus de gestion du patrimoine numérique et une planification de maturité progressive afin d’orienter la réplication, la vérification d’intégrité, la documentation et la sécurité.

5.2 Stratégie de sauvegarde (norme minimale)

Tous les masters de préservation et les dossiers critiques doivent respecter la règle de sauvegarde 3-2-1. Les sauvegardes ne doivent pas dépendre d’un seul compte, appareil ou point de défaillance.

Le tableau suivant résume la norme minimale 3-2-1

Table 1

5.3 Niveaux et emplacements de stockage (norme minimale)

MVHLAC maintient les niveaux minimaux de stockage suivants pour la gestion des actifs.
Le tableau suivant présente un modèle de niveau minimal. Les plateformes spécifiques utilisées par MVHLAC peuvent évoluer dans le temps.

Les accès au stockage doivent être attribués selon les rôles des utilisateurs. Consigner les événements d’accès lorsque possible. Mettre à jour les champs Platform_Name et Location_Custodian lors de tout changement de système ou de responsable. Consigner les emplacements et chemins de stockage actifs dans les champs Live_Storage_Location et Live_File_Path du système de gestion des actifs de MVHLAC. Consigner les emplacements et chemins de sauvegarde dans les champs Backup_Location et Backup_File_Path.

5.4 Normes de formats de fichiers (favorables à la préservation)

Les masters de préservation doivent utiliser, dans la mesure du possible, des formats stables et bien documentés. Lorsqu’un format propriétaire est requis, documenter le logiciel et la version nécessaires, ainsi que le processus d’exportation vers un format ouvert. Ne jamais écraser un master de préservation lors de la production courante de dérivés. Créer une nouvelle version et documenter le changement (voir section 5.6).

Le tableau suivant présente les types de fichiers standards désignés pour les masters de préservation et les dérivés d’accès dans le cadre du flux de gestion des collections.

5.5 Vérification d’intégrité et surveillance (obligatoire)

1. 1. 1. Générer et consigner une somme de contrôle lors de l’ingestion des masters de préservation et des dossiers critiques. Consigner la somme de contrôle dans le champ Checksum du système de gestion des actifs de MVHLAC.
      2. Effectuer des vérifications d’intégrité au minimum une fois par année pour les masters de préservation et après toute migration, restauration ou transfert de plateforme. Les actifs désignés comme ayant une priorité de préservation critique peuvent être vérifiés plus fréquemment selon une évaluation du risque documentée.
      3. Consigner Version, Previous_Version, Date_Modified et Checksum dans le système de gestion des actifs de MVHLAC lorsqu’un master de préservation est modifié ou remplacé.

5.6 Actions de préservation et documentation (obligatoire)

MVHLAC doit:

• • Consigner Version, Previous_Version, Date_Modified et Checksum dans IDX-ASSET lorsqu’un master est modifié ou remplacé ;
  • Documenter la raison du changement (ex. : correction de corruption, migration de format, correction technique) dans Internal_Notes ou un journal de préservation référencé ;
  • Maintenir un contrôle de versions clair pour les masters et les dérivés, en consignant clairement ce qui a changé, quand et pourquoi ;
  • Consigner toutes les activités de préservation (migrations, restaurations, validations), incluant la méthode de validation utilisée ;
  • Conserver le master original lors d’une migration de format lorsque possible et documenter le parcours de migration, les outils utilisés et les résultats de validation ;
  • En cas de migration vers un nouveau système de gestion des actifs numériques (DAMS) ou une nouvelle plateforme de stockage, MVHLAC doit exporter l’ensemble des métadonnées, vérifier l’intégrité avant et après la migration, valider l’intégrité des fichiers, conserver les journaux de migration et consigner l’événement de migration dans les dossiers de gouvernance
  • Surveiller la performance du stockage et planifier les expansions avant d’atteindre les limites de capacité ;
  • Évaluer et documenter régulièrement les risques d’obsolescence des formats, logiciels ou plateformes ;
  • S’assurer que les fichiers sont correctement conditionnés pour l’échange ou l’archivage, incluant les métadonnées complémentaires, la documentation des droits et les notes QA.

5.7 Sécurité et contrôles d’accès (obligatoire)

Afin de réduire les risques de perte ou de modifications non autorisées, MVHLAC doit :

• • Les masters de préservation doivent être stockés dans au moins deux emplacements distincts dès que possible. Toute exception temporaire à cette exigence doit être documentée et approuvée.
  • Limiter les autorisations d’écriture et de suppression aux rôles autorisés et appliquer des contrôles d’accès basés sur les rôles lorsque possible.
  • Signaler toute corruption, problème d’accès ou perte suspectée au responsable et à la direction générale.
  • Obtenir une approbation documentée avant toute suppression de fichier et confirmer que les copies conservées demeurent intactes.

5.8 Conservation physique et manipulation (obligatoire lorsque des objets physiques sont concernés)

Lorsque MVHLAC manipule ou entrepose des matériaux physiques de collection, MVHLAC doit :

• • Minimiser la manipulation et utiliser des supports ou contenants de protection adaptés au matériau.
  • Consigner l’état de base des objets à la réception et après manipulation.
  • Protéger les objets contre les risques évitables (eau, chaleur, parasites, lumière directe, pression ou écrasement).
  • Ne pas entreprendre de restauration ou d’intervention irréversible sans autorisation explicite de la direction générale et, le cas échéant, du prêteur ou du détenteur des droits.

5.9 Tests de sauvegarde et de récupération (obligatoire)

1. 1. 1. Effectuer des tests de restauration annuellement pour les actifs classés à priorité de préservation critique et au minimum tous les deux ans pour les autres masters de préservation. Les résultats doivent être documentés dans les dossiers de préservation.
      2. Consigner les résultats de chaque test (résultat, temps de récupération, méthode de vérification) dans la fiche d’actif.
      3. Réviser les procédures de récupération selon les résultats des tests.

5.10 Récupération d’urgence (obligatoire)

En cas de soupçon de perte ou de corruption de données :

1. 1. 1. Cesser immédiatement l’utilisation du stockage concerné et l’isoler si possible.
      2. Identifier la dernière copie valide à l’aide des journaux, horodatages et informations d’intégrité.
      3. Restaurer les fichiers dans un environnement propre sans écraser les preuves originales.
      4. Vérifier l’intégrité et le bon fonctionnement des fichiers restaurés.
      5. Documenter l’incident, les actions entreprises et les mesures préventives requises.
      6. MVHLAC définit un objectif de délai de reprise (RTO) de 7 à 14 jours ouvrables pour la restauration des masters de préservation et un objectif de point de reprise (RPO) limité au cycle de sauvegarde vérifié le plus recent.

5.11 Critères de retrait

Les décisions de retrait doivent être fondées sur des critères documentés, notamment des limitations juridiques ou liées aux droits, la duplication, une corruption irréversible ou un non-alignement avec le mandat de MVHLAC. L’approbation de la direction générale est requise et doit être documentée dans le système de gestion des actifs de MVHLAC ainsi que dans les journaux de gouvernance.

6. Rôles et responsabilités

• • Executive Director : Assure la supervision et approuve les décisions majeures liées aux risques et aux escalades d’incidents.
  • Collections Manager (responsable) : Assure la conformité à la présente politique, approuve les décisions de conservation et de retrait, et confirme la réalisation du cycle de révision.
  • Digital Asset Manager : Met en œuvre les procédures de stockage et de sauvegarde, gère les contrôles d’accès, effectue les vérifications d’intégrité et les tests de restauration, et maintient les journaux.
  • Digitization Coordinator : Veille à ce que les livrables respectent les normes de formats de préservation et assure le transfert des masters et dérivés.
  • Quality Assurance Reviewer : Vérifie l’exhaustivité et confirme que les exigences d’intégrité et de documentation sont respectées.
  • Rights Coordinator : S’assure que les actions de préservation et d’accès respectent les restrictions de droits et les autorisations documentées.
  • Web Publisher : Publie les dérivés approuvés et veille à ce que la diffusion publique ne compromette pas les masters de préservation.

7. Dossiers et livrables requis

Au minimum, MVHLAC maintient les dossiers suivants:

• • Champs complétés dans le système de gestion des actifs de MVHLAC documentant les emplacements de stockage, les emplacements de sauvegarde, les chemins de fichiers, l’historique des versions, les dates de modification et les checksums pour chaque actif;
  • Inventaire du stockage et des sauvegardes (niveaux, emplacements, objectifs, accès) ;
  • Journaux de sauvegarde et de restauration ;
  • Journaux de vérification d’intégrité, détaillant les éléments vérifiés, les dates et les résultats;
  • Rapports d’incident et actions correctives ;
  • Notes de risques de formats et de migration ;
  • Notes et rapports d’état physique, lorsque des objets physiques sont manipulés

8. Critères d’acceptation (réussite / échec)

Les exigences PRE-01 sont respectées lorsque:

• • Le stockage répliqué est documenté et opérationnel ; les sauvegardes respectent la règle 3-2-1 (ou un équivalent approuvé) ;
  • Le calendrier de vérification d’intégrité est à jour et le dernier contrôle est concluant ;
  • Les risques de préservation et la préparation à la migration sont documentés ;
  • Les dérivés d’accès s’affichent correctement sur les plateformes prises en charge sans compromettre les masters.

9. Calendrier de révision des opérations de préservation

Effectuer la liste de vérification suivante tous les 12 mois:

☐ Vérifier que toutes les copies de sauvegarde sont accessibles et intactes
☐ Tester la restauration à partir d’au moins une copie de sauvegarde
☐ Évaluer la capacité de stockage et planifier l’expansion si nécessaire
☐ Évaluer les formats de fichiers pour les risques d’obsolescence
☐ Effectuer les vérifications d’intégrité planifiées et consigner les résultats
☐ Mettre à jour les fiches de métadonnées si des changements ont eu lieu
☐ Consigner la date de fin de la révision

10. Liste de vérification de la révision de la politique

Dans le cadre de la révision de gouvernance prévue tous les 12 mois, les éléments suivants doivent être examinés et confirmés afin d’assurer leur exactitude et leur exhaustivité.

☐ Vérifier que le modèle des niveaux de stockage reflète fidèlement les environnements actuels : fichiers actifs (live), préservation et sauvegarde.
☐ S’assurer que tous les dossiers de tests de sauvegarde et de restauration sont complets et à jour.
☐ Confirmer que le processus de vérification d’intégrité (fixity) et sa fréquence demeurent adaptés au niveau de risque évalué par MVHLAC.
☐ Réviser les champs IDX-ASSET et la documentation associée afin de confirmer qu’ils demeurent suffisants pour les exigences d’audit et de reddition de comptes.
☐ Vérifier que tous les changements apportés aux plateformes ou aux flux de travail sont formellement documentés et intégrés à la présente politique conformément aux procédures de gouvernance de MVHLAC.