MVHLAC-POL-DIG-01 — Politique de Numérisation (Processus de Numérisation)

Organisation: Musée Virtuel Hispano-Latino-Américain du Canada (MVHLAC)
Document ID : MVHLAC-POL-DIG-01
S’applique à : Toutes les activités de numérisation analogique-numérique et d’ingestion ou de traitement d’actifs nés numériques pour les actifs de MVHLAC, incluant les images, documents, fichiers audio, vidéo, médias 360° et les fichiers de soutien associés.
Statut : Final (v1.0)
Responsable (rôle) : Digitization Coordinator
Nom du responsable : À déterminer
Approbations : Direction générale ; Conseil d’administration (si requis)
Cycle de révision : Annuellement et lors de changements opérationnels ou de gouvernance importants

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1. Objectif

Cette politique définit les exigences relatives à la création et à la gestion des actifs numérisés dans le flux de gestion des collections de MVHLAC. Elle garantit que chaque actif est traité afin de produire:

• • Des masters de qualité archivistique adaptés à une conservation à long terme ;
  • Des dérivés d’accès optimisés pour la diffusion, incluant les formats Web, la diffusion en continu et les formats immersifs.

2. Portée

Cette politique s’applique aux activités suivantes:

• • Les activités de conversion analogique-numérique telles que la numérisation, la photographie, le transfert audiovisuel, la capture vidéo 360° ou la capture 3D ;
  • L’ingestion et la normalisation d’actifs nés numériques ;
  • La génération de fichiers dérivés destinés à la publication ou à l’accès, ainsi que leur optimisation pour la performance des plateformes ;
  • Les processus de contrôle de la qualité (QC) et la capture des métadonnées techniques associées aux livrables de numérisation.

Cette politique régit uniquement la numérisation et le traitement des livrables. Les exigences relatives aux métadonnées descriptives, à l’accessibilité, à la préservation et à la publication sont définies dans des politiques et procédures distinctes.

3. Énoncé de politique

MVHLAC crée et valide les actifs numérisés conformément aux spécifications techniques établies. Pour chaque actif, une documentation prête à l’audit est requise. Celle-ci comprend les fichiers maîtres et dérivés, la vérification de l’intégrité au moyen de sommes de contrôle (checksums) ainsi que les registres de contrôle de la qualité.

Pour chaque livrable de numérisation, le Live_File_Path, le Backup_File_Path, la confirmation de sauvegarde ainsi que le checksum doivent être consignés dans le système de gestion des actifs de MVHLAC.
Ces éléments sont requis afin d’assurer la traçabilité, la vérification de l’intégrité et la préparation à la préservation.

4. Définitions

• • Numérisation/capture: Processus de conversion de documents analogiques en format numérique au moyen de méthodes telles que la numérisation, la photographie, le transfert audio ou vidéo, la capture vidéo 360° ou la capture 3D.
  • Ingestion d’actifs nés numériques : Entrée et validation de fichiers créés initialement sous forme numérique, incluant toute normalisation, mise en paquetage et préparation requises pour une gestion à long terme.
  • Master de préservation : Fichier numérique de la plus haute qualité, traité de manière minimale, désigné pour la conservation, la préservation et la gestion institutionnelle à long terme.
  • Dérivé d’accès : Fichier créé à partir du master de préservation et optimisé pour l’accès ou la diffusion, incluant l’affichage Web, la diffusion en continu ou les formats immersifs.
  • Normalisation : Processus consistant à convertir les fichiers dans des formats approuvés et à appliquer des conventions de nommage normalisées afin d’assurer la cohérence, l’utilisabilité et l’accessibilité à long terme dans l’ensemble des systèmes.
  • Contrôle de la qualité (QC) : Vérifications techniques effectuées pendant ou après la numérisation afin de s’assurer que les livrables respectent les normes définies et sont fonctionnels et complets.
  • Vérification d’intégrité/checksum : Processus de vérification confirmant l’intégrité et l’authenticité d’un fichier numérique par la comparaison de sa somme de contrôle actuelle avec une valeur enregistrée précédemment (ex. : SHA-256).
  • Ensemble des livrables de numérisation : Ensemble complet des fichiers et de la documentation générés lors de la numérisation d’un élément, incluant les fichiers maîtres, les fichiers dérivés, les journaux ou notes, ainsi que toute documentation de soutien requise.

5. Exigences

5.1 Numérisation analogique-numérique (capture)

• • Préparer les éléments à la capture et documenter toute contrainte de manipulation, incluant les conditions de fragilité et les restrictions.
  • Veiller à ce que le processus de capture produise un master de préservation conforme aux spécifications de MVHLAC pour le type d’actif concerné.
  • Documenter l’environnement et l’équipement de capture, incluant l’appareil ou l’outil utilisé, ainsi que les paramètres ou notes suffisants pour permettre la reproduction du processus au besoin.

5.2 Ingestion et normalisation des actifs nés numériques

• • Valider les fichiers nés numériques entrants au moment de l’ingestion afin de confirmer l’acceptabilité des formats et l’intégrité de base.
  • Lorsque la normalisation est requise pour des raisons de compatibilité, de préservation ou de diffusion, documenter l’action effectuée ainsi que sa justification.
  • Générer et consigner les valeurs d’intégrité (checksums) lors de l’ingestion. Vérifier et documenter l’intégrité après tout transfert ou toute étape de traitement significative.

5.3 Dérivés et versions d’accès

• • Générer des dérivés d’accès adaptés à l’usage prévu, tels que l’affichage Web, la diffusion en continu ou la vidéo 360°.
  • S’assurer que les dérivés sont optimisés pour la plateforme de diffusion et qu’ils respectent les normes minimales de fidélité interprétative et d’accès.
  • Conserver tous les fichiers sources et ensembles requis pour des modifications ou exportations futures, incluant les captures brutes, fichiers de projet, fichiers de travail et masters non compressés. Consigner l’emplacement de l’ensemble source dans la fiche d’actif et le préserver avec les livrables finaux.

5.4 Contrôle de la qualité et métadonnées techniques

• • Effectuer un contrôle de la qualité (QC) des fichiers maîtres et dérivés afin de vérifier que chaque fichier s’ouvre, se lit ou s’affiche correctement, correspond à la durée, à la résolution et au format requis, et respecte toutes les spécifications de diffusion.
  • Consigner les métadonnées techniques et les résultats du contrôle de la qualité (QC) dans la fiche d’actif. Les champs requis comprennent notamment le format, la taille du fichier, la résolution, la durée, le codec ou la fréquence d’images, le statut du contrôle de la qualité et les notes sur les problèmes identifiés.

6. Rôles et responsabilités

• • Collections Manager : Établit les priorités de numérisation et veille à ce que toutes les activités soient conformes aux objectifs des collections de MVHLAC et aux normes de gouvernance.
  • Digitization Coordinator : Planifie et réalise les activités de numérisation, applique les méthodes approuvées pour chaque type d’actif, documente toutes les étapes de capture et de traitement, et assure la conservation des livrables et des ensembles sources.
  • Digital Asset Manager : Consigne toutes les métadonnées techniques requises, les emplacements de stockage et les valeurs de checksum dans le système de gestion des actifs de MVHLAC, et veille à ce que chaque entrée soit correctement liée à la fiche d’actif correspondante.
  • Quality Assurance Reviewer : Confirme que les fichiers maîtres et dérivés fonctionnent comme prévu, examine les registres de contrôle de la qualité et vérifie que tous les problèmes identifiés ont été résolus.
  • Executive Director : Confirme les priorités de numérisation et approuve les exceptions ou changements majeurs conformément aux exigences de gouvernance

7. Dossiers et livrables requis

Pour chaque actif numérisé ou traité, conserver les éléments suivants:

• • Les fichiers maîtres et les dérivés d’accès, chacun avec des conventions de nommage normalisées et des références de stockage ;
  • Les valeurs d’intégrité ou sommes de contrôle, incluant la date de génération ou de vérification ;
  • Les dossiers ou journaux de contrôle de la qualité documentant l’état de réussite/échec, les problèmes identifiés et toute action corrective réalisée ;
  • Les notes de capture ou de traitement détaillant l’environnement, l’équipement, les paramètres et toute contrainte pertinente ;
  • Les champs de métadonnées techniques complétés dans le système de gestion des actifs de MVHLAC ;
  • Les fichiers sources ou les références aux ensembles sources, avec le chemin ou le lien de stockage et une brève description du contenu (ex. : ensembles de captures brutes, fichiers de projet, dossiers de travail ou ensembles ZIP).

8. Critères d’acceptation (réussite / échec)

La numérisation est considérée comme complète lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies:

• • Les fichiers maîtres et dérivés existent et sont liés à la fiche d’actif appropriée dans le système de gestion des actifs de MVHLAC ;
  • Les valeurs d’intégrité sont consignées et vérifiées, avec des checksums concordants après transfert ou traitement ;
  • Le contrôle de la qualité est complété et le dossier ou journal de contrôle de la qualité est joint ou référencé dans la documentation de l’actif ;
  • Les dérivés s’affichent correctement dans l’environnement prévu et respectent les exigences de diffusion ;
  • Toutes les contraintes de manipulation ainsi que les notes de capture ou de traitement sont consignées.