MVHLAC-POL-ACQ-01 — Politique D’acquisition (Entrée et Droits)

Organisation: Musée Virtuel Hispano-Latino-Américain du Canada (MVHLAC)
Document ID: MVHLAC-POL-ACQ-01
S’applique à: Tous les actifs intégrés au flux de gestion des collections de MVHLAC, incluant les contenus 2D, audio/vidéo, médias 360°, 3D/WebXR, la documentation et les fichiers de soutien.
Statut: Final (v1.0)
Responsable (rôle): Collections Manager
Nom du responsable: À déterminer
Approbations: Direction générale ; Conseil d’administration (si requis)
Cycle de révision: Annuellement et lors de changements opérationnels ou de gouvernance importants

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1. Objectif

Cette politique décrit le processus d’acceptation des actifs dans le flux de gestion des collections de MVHLAC, en veillant à ce que chaque entrée soit:

• • Pertinente par rapport au mandat et aux priorités de collecte de MVHLAC,
  • Inventoriée et documentée de manière cohérente
  • Libérée sur le plan des droits et autorisations avant toute publication.

2. Portée

Cette politique s’applique à l’ensemble des modes d’acquisition, notamment:

• • Les dons et les soumissions communautaires,
  • Les transferts provenant de partenaires ou de collaborateurs,
  • La création ou la capture réalisées dans le cadre de projets pour MVHLAC, incluant la documentation, la numérisation, la capture 360° et la capture 3D,
  • L’intégration d’actifs « nés numériques » « born-digital» (fichiers créés directement sous forme numérique),
  • La documentation de soutien requise pour l’interprétation, la libération des droits et la préservation, telle que les formulaires, ententes et fichiers de preuve.

Cette politique régit uniquement la phase d’entrée et de gestion des droits. Les autres exigences, telles que la numérisation, les métadonnées, la préservation, l’accessibilité, la publication et la rotation, sont couvertes par des politiques et procédures distinctes.

3. Énoncé de politique

MVHLAC fera progresser un actif dans son cycle de vie uniquement lorsque la documentation d’entrée et les informations relatives aux droits seront complètes et vérifiables. Les informations sur les droits et l’état des autorisations doivent être clairement affichées dans le système de référence de gestion des actifs de MVHLAC. Les actifs dont les droits ne sont pas vérifiés doivent être identifiés comme Autorisation requise et retenus de toute publication.

4. Définitions

• • Actif: Élément numérique ou ensemble de fichiers, incluant toute la documentation associée, géré par MVHLAC. Cela comprend les images, documents, fichiers audio et vidéo, médias 360° et 3D, métadonnées et preuves de droits associées.
  • Asset_ID: Identifiant unique attribué à chaque actif afin d’assurer un suivi cohérent tout au long de son cycle de vie dans le système de gestion des collections de MVHLAC. Exemple : MVHLAC-3D-CANDOMBE-MASK-001.
  • Fiche d’actif: Enregistrement officiel d’un actif dans l’inventaire du système de gestion des actifs de MVHLAC, incluant les métadonnées descriptives, les informations sur les droits, l’état du flux de travail et l’emplacement de stockage.
  • État du flux de travail: État actuel du cycle de vie d’un actif dans le flux de gestion des collections, par exemple : Soumis, En révision ou Droits en attente.
  • Preuve de droits: Documentation attestant de l’état des autorisations, incluant les formulaires signés, la correspondance par courriel et les renonciations.
  • Restrictions: Limitations documentées quant à l’utilisation d’un actif, telles que « pas de diffusion sur les réseaux sociaux », durée limitée, usage en galerie uniquement, usage interne seulement, aucune modification ou recadrage.
  • Master de préservation: Version de la plus haute qualité d’un fichier, conservée à des fins de préservation à long terme dans les collections de MVHLAC.
  • Dérivé d’accès: Fichier créé à partir du master de préservation et optimisé pour l’accès et la diffusion aux utilisateurs (web, diffusion en continu, immersif/360°).
  • Acquisition: Processus d’évaluation, d’acceptation, de documentation et d’enregistrement des actifs dans le flux de gestion des collections de MVHLAC.

5. Exigences

5.1 Entrée et inventaire

1. 1. 1. Inventorier chaque actif dès sa réception initiale, qu’il s’agisse d’un fichier numérique, d’un objet physique à capturer ou d’un ensemble de fichiers.
      2. Confirmer la pertinence de l’actif par rapport au mandat de MVHLAC et documenter la justification de son entrée.
      3. Consigner la source et la provenance dans la mesure du possible, incluant le fournisseur, le mode d’acquisition et tout historique pertinent pour l’interprétation ou les droits.
      4. Créer une fiche d’actif dans le système de gestion des actifs de MVHLAC. Inclure au minimum les champs suivants : Asset_ID, Titre, Type d’actif, Source et une brève description.
      5. Pour les ensembles d’actifs, tels que des dossiers ou des fichiers ZIP, le contenu et les procédures de traitement doivent être documentés dans la fiche d’actif.

5.2 Approbations écrites et vérification des droits (obligatoire)

1. 1. 1. Obtenir des approbations écrites autorisant explicitement les usages pertinents pour les activités de MVHLAC. Les autorisations doivent couvrir, selon le cas:
         
         
         • La capture, lorsque MVHLAC effectue la numérisation ou l’enregistrement,
         • Le stockage et la préservation ;
         • La diffusion et la publication, y compris la publication sur le Web ;
         • Les exigences d’attribution et de mention de crédit ;
         • Restrictions, telles que les limitations d’accès public sur le Web, la création de dérivés ou l’utilisation à des fins éducatives uniquement ;
         • La durée ou la date d’expiration, si l’autorisation est limitée dans le temps.
           
           
      2. Vérifier les droits de propriété intellectuelle et les droits connexes applicables à l’actif, y compris les ententes relatives au droit d’auteur, les droits moraux, les marques de commerce, les licences ainsi que tout droit applicable à la vie privée ou à la personnalité.
      3. Conserver ou référencer les preuves de droits dans la fiche d’actif, telles que le nom du fichier de l’entente, l’identifiant du document ou un lien, afin d’assurer la vérifiabilité des autorisations.
      4. Toutes les activités de vérification des droits sont menées conformément à la Loi sur le droit d’auteur (Canada) et à toute autre législation canadienne applicable. Lorsque les droits sont incertains, incomplets ou non documentés, l’actif ne doit pas être publié ni diffusé publiquement tant que la base légale d’utilisation n’a pas été confirmée et que les autorisations pertinentes n’ont pas été consignées dans le système de gestion des actifs de MVHLAC.

5.3 État des autorisations et retenue de publication

1. 1. 1. L’état des autorisations de chaque actif doit être clairement indiqué dans le système de référence de gestion des actifs de MVHLAC.
      2. L’état des autorisations attribué lors de l’entrée doit être appuyé par les preuves de droits consignées dans la fiche d’actif et détermine si l’actif peut progresser, demeurer restreint ou être retenu de la publication.
      3. Attribuer l’un des états d’autorisation suivants à chaque actif dans le cadre du processus d’entrée:
         •  
         • Autorisé: L’actif peut passer aux flux de publication.
         • Restreint: L’actif est disponible pour un usage interne uniquement, sous réserve de contraintes spécifiques.
         • Autorisation requise: L’actif ne peut être publié tant que toutes les autorisations nécessaires n’ont pas été obtenues.
           
           
      4. Les actifs identifiés comme Autorisation requise sont limités à un usage interne jusqu’à la libération complète des droits.

5.4 Décision

1. 1. 1. Chaque entrée doit se conclure par une décision documentée:
         
         
         • Accepté (poursuit son cycle de vie) ;
         • Différé (maintenu en attente avec les prochaines étapes et un échéancier) ;
         • Rejeté (non conservé ; la raison et la disposition doivent être consignées).
           
           
      2. Consigner la décision et sa justification dans la fiche d’actif ou dans la documentation d’acquisition pertinente.
      3. Les actifs rejetés et la documentation connexe doivent être conservés pendant une période minimale de deux (2) ans à des fins de traçabilité et d’audit, sauf si des considérations juridiques, contractuelles ou de protection de la vie privée exigent une suppression plus rapide. Toute mesure de conservation ou de suppression doit être documentée dans le système de gestion des actifs de MVHLAC.

6. Rôles et responsabilités

• • Collections Manager : Supervise le flux de gestion des collections, vérifie la documentation requise et coordonne les révisions et approbations.
  • Acquisition Lead : Enregistre chaque entrée d’actif, évalue sa pertinence par rapport au mandat de MVHLAC et s’assure que la documentation initiale est complète.
  • Rights Coordinator : Obtient la libération des droits et les autorisations, documente les restrictions et les exigences d’attribution, et veille à ce que les preuves de droits soient consignées ou référencées dans la fiche d’actif.
  • Rights Reviewer : Vérifie les autorisations, les restrictions et les preuves associées, et confirme que la documentation appuie l’état d’autorisation attribué.
  • Executive Director (ED) : Révise et approuve les acquisitions conformément aux exigences de gouvernance et soumet au conseil d’administration pour approbation lorsque requis.

7. Dossiers et livrables requis

Pour chaque actif acquis, conserver:

• • Une fiche d’actif dans le système de gestion des actifs de MVHLAC;
  • Un enregistrement minimal de métadonnées complété, incluant l’état des autorisations ;
  • Une référence aux preuves de droits, telle qu’un identifiant de document d’autorisation ou un chemin d’accès ;
  • Une décision documentée (Accepté, Différé ou Rejeté) ainsi que la date correspondante.

8. Critères d’acceptation (réussite / échec)

Une acquisition respecte cette politique lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies:

• • L’actif est inventorié et enregistré avec un identifiant unique et des champs descriptifs de base ;
  • La source et la provenance sont documentées dans la fiche d’actif ;
  • Les autorisations écrites et les preuves de droits sont documentées ou référencées ;
  • L’état des autorisations est clairement indiqué dans l’enregistrement et toute restriction est explicitement mentionnée ;
  • Les actifs dont les droits ne sont pas vérifiés sont identifiés comme Autorisation requise et retenus de toute publication.