Politiques de Gestion des Collections
MANUEL PUBLIC DES POLITIQUES – Date d’entrée en vigueur : 31 mars 2026

Manuel Public des Politiques de Gestion des Collections du MVHLAC

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1. OBJECTIF

Le présent document définit les politiques de gestion des collections du Musée virtuel canado-hispano-latino-américain (MVHLAC).

Ces politiques énoncent les exigences relatives à l’acquisition, à la documentation, à la gestion, à la préservation et à la présentation des collections numériques. Elles établissent les normes et les responsabilités liées à la gestion responsable des actifs du patrimoine culturel accessibles par l’entremise des plateformes numériques de MVHLAC.

2. PORTÉE

Ces politiques s’appliquent :

    • Aux actifs numériques de collection détenus ou gérés par MVHLAC ;
    • Aux documents numérisés provenant de sources physiques ou analogiques ;
    • Aux contenus nativement numériques ;
    • Aux expériences immersives et interactives, y compris les environnements WebXR ;
    • Aux métadonnées et aux notices descriptives associées.

Ces politiques encadrent l’ensemble des activités de gestion des collections, y compris l’acquisition, la publication, la rotation, la préservation et la gestion à long terme.

3. PRINCIPES DIRECTEURS

MVHLAC s’engage à respecter les principes suivants :

    • Une gestion responsable du patrimoine culturel ;
    • Le respect des titulaires de droits et des communautés d’origine ;
    • L’accessibilité et la conception inclusive ;
    • La transparence dans la gouvernance et la prise de décision ;
    • Des pratiques durables de préservation numérique ;
    • Des normes professionnelles alignées sur les pratiques exemplaires reconnues dans le secteur muséal.

Les politiques destinées au public sont publiées en anglais, en français et en espagnol. Le contenu numérique est développé de manière à respecter les normes d’accessibilité WCAG 2.1 niveau AA.

4. STRUCTURE DES POLITIQUES

La présente publication comprend les politiques suivantes:

Chaque politique comprend:

    • Un objectif
    • Une portée
    • Des exigences
    • Les rôles et responsabilités
    • Des informations sur la gouvernance et la révision

Ensemble, ces politiques constituent le cadre public de gestion des collections de MVHLAC.

5. GOUVERNANCE ET RÉVISION

Ces politiques sont approuvées par la direction de MVHLAC et sont révisées selon un cycle régulier afin de s’assurer qu’elles demeurent pertinentes, exactes et conformes aux normes professionnelles ainsi qu’aux technologies en vigueur.

Toute question concernant ces politiques doit être adressée à MVHLAC par l’intermédiaire des canaux de communication officiels.

PARTIE 1 — MANUEL DE POLITIQUES ET ENSEMBLE DE POLITIQUES PUBLIQUES

Cette section comprend le Manuel de politiques (A1) ainsi que l’ensemble des politiques de gestion des collections destinées au public, préparées pour publication par MVHLAC. Ces politiques définissent les normes opérationnelles du musée en matière d’acquisition, de numérisation, de métadonnées, d’accessibilité, de conservation, de préservation, de rotation et de présentation WebXR. Ces politiques publiques sont disponibles en anglais, en français et en espagnol.

A1 — Manuel de politiques (document cadre)

Objectif

Le Manuel de politiques définit un cadre unifié pour la gestion des collections et des actifs numériques de MVHLAC. Il établit les exigences en matière de gouvernance, les normes de publication et les principes qui guident les politiques de gestion des collections de MVHLAC.

Portée

Ce manuel définit les exigences relatives au maintien, à la révision et à la mise à jour des politiques publiques de gestion des collections de MVHLAC. Il s’applique à toutes les politiques publiées dans le cadre de gestion des collections.

Principes et engagements

Les politiques de gestion des collections de MVHLAC reposent sur les engagements suivants :

    • Responsabilité et traçabilité: Toutes les décisions et mises à jour sont consignées, versionnées et reliées aux preuves justificatives requises.
    • Droits et autorisations: Les actifs des collections sont gérés selon des autorisations, restrictions et exigences d’attribution clairement définies.
    • Représentation respectueuse et contexte communautaire: Les descriptions et textes interprétatifs privilégient l’exactitude, la sensibilité culturelle et la terminologie privilégiée par les communautés concernées.
    • Accessibilité intégrée dès la conception: Les contenus destinés au public sont conçus pour respecter les normes d’accessibilité, notamment une structure lisible, des documents balisés et la mise à disposition de formats alternatifs lorsque nécessaire.
    • Préservation et durabilité: Le stockage, la sauvegarde, la vérification d’intégrité (fixity) et la préparation à la préservation sont établis comme des exigences opérationnelles fondamentales pour tous les actifs.
    • Cohérence de l’ensemble des publications: Les politiques, procédures, formulaires et études de cas utilisent une terminologie, des identifiants et des références normalisés.

Normes de publication pour les politiques destinées au public

Toutes les politiques destinées au public de la Partie 1 sont préparées pour publication sur le site Web de MVHLAC ou sous forme de documents accessibles. Les normes de publication comprennent:

    • Langues: Les politiques publiques sont disponibles en anglais, en français et en espagnol.
    • Accessibilité: Les politiques publiques sont conçues pour respecter les exigences WCAG 2.1 niveau AA.
    • Documents accessibles: Lorsqu’une politique est exportée en format PDF pour distribution, elle est produite sous forme de PDF accessible et balisé.
    • Identifiants et titres stables: Chaque politique conserve un Document_ID et un titre stables afin d’assurer un référencement cohérent et une maintenance à long terme.

Gouvernance, responsabilité et approbations

    • Responsable (rôle): Chaque politique est attribuée à un responsable désigné chargé de veiller à ce qu’elle demeure à jour et conforme aux exigences de gouvernance de MVHLAC.
    • Attribution intérimaire des rôles: Si un rôle indiqué est vacant, la direction générale désigne un membre du personnel ou un contractuel pour en assumer les responsabilités jusqu’à ce que MVHLAC confirme une affectation permanente.
    • Titres de rôles normalisés utilisés dans le présent manuel: Executive Director, Collections Manager, Acquisition Lead, Digitization Coordinator, Digital Asset Manager, Quality Assurance Reviewer, Rights Coordinator, Rights Reviewer et Web Publisher.
    • Responsable du document: MVHLAC est responsable de la gouvernance, de la conservation et de la mise à jour à long terme de ces politiques.
    • Approbations: Les approbations finales des politiques sont effectuées selon le processus de gouvernance de la direction générale et du conseil d’administration.
    • Cycle de révision: Les politiques font l’objet de révisions régulières et sont mises à jour au besoin afin de refléter les changements opérationnels importants.
    • Traçabilité des changements: Les mises à jour importantes sont documentées dans le cadre du processus interne de gouvernance de MVHLAC.

Aperçu de l’ensemble des politiques

L’ensemble des politiques destinées au public de la Partie 1 comprend les documents suivants:

  • MVHLAC-POL-ACQ-01 — Politique d’acquisition: Définit le processus de MVHLAC pour l’évaluation, l’acceptation, la documentation et l’enregistrement des acquisitions, en mettant l’accent sur les considérations éthiques et la vérification des droits.
  • MVHLAC-POL-DIG-01 — Politique de numérisation: Définit les normes et les processus de capture et de traitement des documents physiques et nativement numériques, y compris les normes de qualité, les livrables attendus et les exigences de documentation.
  • MVHLAC-POL-MET-01 — Politique des métadonnées: Précise les champs de métadonnées minimaux requis pour soutenir la découvrabilité, la gestion des droits et la gestion à long terme, y compris les règles de cohérence et l’utilisation de vocabulaires contrôlés.
  • MVHLAC-POL-ACC-01 — Politique d’accessibilité: Établit que l’ensemble des contenus, documents et médias destinés au public respectent les normes d’accessibilité WCAG 2.1 niveau AA.
  • MVHLAC-POL-PRE-01 — Politique de conservation, de préservation, de stockage et de sauvegarde: Décrit l’approche de MVHLAC pour la protection des documents de collection et des actifs numériques, y compris les exigences relatives au stockage, à la sauvegarde, à l’intégrité des fichiers et à la préparation à la préservation.
  • MVHLAC-POL-ROT-01 — Politique de rotation: Établit les critères et les procédures de planification pour la rotation des expositions et des contenus mis en valeur.
  • MVHLAC-POL-XR-01 — Politique WebXR et des expériences immersives: Établit les normes applicables aux expériences immersives, y compris les exigences en matière de performance, de compatibilité et de gestion des droits.

 

Reconnaissance du financemen

Nous reconnaissons l’appui financier du gouvernement du Canada par l’entremise du Programme d’aide aux musées (PAM)