MVHLAC-POL-ROT-01 — Política de rotación

Organización: Museo virtual hispano-latinoamericano de Canadá (MVHLAC)
ID del documento: MVHLAC-POL-ROT-01
Aplica a: todo el contenido publicado o mostrado en las galerías virtuales y en los espacios destacados del MVHLAC, incluyendo la página de inicio, las páginas principales de las galerías, los espacios inmersivos/WebXR, los archivos derivados de acceso, los subtítulos, las transcripciones, el texto alternativo y los metadatos.
Estado: Final (v1.0)
Responsable (rol): Gerente de Colecciones
Nombre del propietario: POR DEFINIR
Aprobaciones: Dirección Ejecutiva; Junta Directiva (si se requiere)
Ciclo de revisión: Anualmente y cuando ocurran cambios significativos en la operación o la gobernanza.

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1. Propósito

Esta política establece los requisitos y procedimientos para la rotación y actualización del contenido de exhibición dentro del MVHLAC. Garantiza que los materiales de exposición se revisen y renueven según un calendario establecido para mantener su pertinencia y favorecer la participación de los visitantes.

2. Alcance

Esta política se aplica a:

1. • Elementos destacados presentados en la página de inicio y en las páginas de entrada de las galerías.
   • Exhibiciones en galerías, espacios inmersivos WebXR y sus alternativas bidimensionales correspondientes.
   • Textos de marketing, subtítulos, transcripciones, textos alternativos y metadatos preparados para su publicación o republicación.

3. Declaración de la política

MVHLAC realiza rotaciones y actualizaciones periódicas del contenido de las exposiciones para mantener el interés del público y asegurar que el museo virtual permanezca actualizado. Todas las actividades deben conservar los archivos originales, mantener las versiones previas mediante un sistema de archivo controlado y evitar la exhibición de elementos sin permisos verificados. El MVHLAC mantiene un plan de rotación documentado y sigue ciclos programados para confirmar el estado de derechos y verificar la accesibilidad y el rendimiento, incluida la alineación de las alternativas en 2D cuando corresponda.

4. Definiciones

1. • Rotación: Ciclo programado para publicar, retirar de la publicación o actualizar el contenido para cumplir con los requisitos de programación, relevancia o custodia.
   • Calendario de rotación: Cronograma planificado para actualizar, volver a destacar o retirar contenido de espacios destacados.
   • Plan de rotación / registro de rotación: Plan documentado y registro de seguimiento que especifica fechas objetivo, roles responsables, calendario de revisión y medidas de éxito para cada ciclo de rotación.
   • Actualización: Renovación del contenido mostrado por una versión mejorada, archivando la versión anterior.
   • Archive display: Removing items from public display while retaining them in the permanent collection record and preserving master records.
   • Archivo de exhibición: Retiro del contenido de la exhibición pública, mientras se conserva en el registro de la colección permanente y se preservan los registros maestros.
   • Retiro: Remoción del acceso público por motivos de derechos, errores, sensibilidad o decisiones sobre el ciclo de vida del contenido.
   • Elementos destacados: Contenido presentado de manera prominente en la página de inicio o en las páginas de entrada a galerías.

5. Requisitos

5.1 Plan de rotación y programación (requerido)

1. 1. 1. Mantener un plan de rotación que incluya fechas objetivo, responsables y métricas de éxito. Evitar establecer fechas límite en fines de semana.
      2. At a minimum, the rotation plan must identify all placements, items or sets involved, planned start and end dates, required QA steps, a rights verification checkpoint, and any rollback notes.
      3. Como mínimo, el plan de rotación debe identificar todas las ubicaciones, elementos o conjuntos involucrados, las fechas previstas de inicio y fin, los pasos de control de calidad requeridos, un punto de verificación de derechos y cualquier nota de reversión.

5.2 Acciones de rotación y actualización (requeridas)

5.3 Cuándo archivar o eliminar elementos (disparadores requeridos)

5.4 Revalidación de accesibilidad y rendimiento (obligatorio)

When re-featuring, updating, or refreshing an item, perform an accessibility and performance review. Check and confirm that the 2D alternatives are up to date.

5.5 Documentación y trazabilidad (requerido)

1. 1. • Registrar los cambios en el seguimiento y actualizar el texto de marketing y el texto alternativo cuando se modifiquen las ubicaciones.
      • Registrar todos los cambios en el alcance, la disposición o el enfoque técnico de acuerdo con los procedimientos de gobernanza del MVHLAC. Quedan excluidas las actualizaciones rutinarias de contenido.

6. Roles y responsabilidades

1. • Dirección Ejecutiva: aprueba la resolución de los casos escalados relacionados con la expiración de derechos, las solicitudes de retiro y excepciones mayores.
   • Responsable de Colecciones: mantiene el plan de rotación y confirma la finalización y la documentación de cada ciclo.
   • Responsable de Publicación Web: gestiona la colocación, publicación y despublicación de contenidos, y garantiza que las páginas públicas permanezcan accesibles.
   • Gestor de Activos Digitales: archiva versiones anteriores y mantiene enlaces de versiones y actualizaciones de estado en los registros.
   • Revisor de Control de Calidad: realiza verificaciones puntuales de accesibilidad y rendimiento y registra los resultados como aprobados o no aprobados.
   • Coordinador de Derechos: Confirma la validez de los derechos para el nuevo período de exhibición y gestiona las acciones de expiración y retiro.

7. Registros y resultados obligatorios

1. • Mantener un plan o calendario de rotación, junto con registros de rotación por ciclo que incluyan fechas, responsable, cadencia y medidas de éxito.
   • Registro de rotación o actualización de entradas para cada elemento o ubicación, incluyendo la razón de la acción y enlaces a versiones archivadas.
   • Mantener los registros de control de calidad para verificaciones puntuales de accesibilidad y rendimiento, así como notas que confirmen los derechos.
   • Cuando corresponda, documente las actualizaciones del material de acuerdo con los procedimientos de gobernanza del MVHLAC.

8. Criterios de aceptación (aprobado/rechazado)

Un ciclo de rotación se considera completo solo cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

1. • Se crea un registro de rotación que incluye fechas, responsable asignado, frecuencia y medidas de éxito definidas.
   • El estado de derechos ha sido verificado para todos los artículos mostrados durante el nuevo período.
   • Se han realizado comprobaciones puntuales de accesibilidad y rendimiento con resultados favorables, y se confirma la alineación alternativa en 2D.
   • Todos los registros están actualizados. Las versiones anteriores están archivadas. Se conservan los archivos maestros de preservación.
   • Cualquier cambio en el alcance, la disposición o el enfoque técnico debe documentarse formalmente en los registros relevantes del proyecto o de la gobernanza.

9. Programa de revisión de operaciones de rotación

Realiza esta revisión cada doce meses utilizando la lista de comprobación operativa que se indica a continuación.:

• ☐ Revisar los artículos destacados actuales y las próximas rotaciones.
• ☐ Identificar candidatos de contenido nuevo para destacar.
• ☐ Evaluar la participación y el equilibrio curatorial; rotar los elementos con bajo rendimiento según sea necesario.
• ☐ Comprobar si hay actualizaciones de calidad disponibles.
• ☐ Reparar o despublicar temporalmente archivos dañados o corruptos.
• ☐ Verificar la validez de los derechos de todos los elementos mostrados.
• ☐ Volver a ejecutar las pruebas de accesibilidad y rendimiento; confirmar la alineación de las alternativas en 2D.
• ☐ Actualizar la página de inicio y las secciones destacadas; revisar el texto alternativo y el texto descriptivo según sea necesario.
• ☐ Registrar la fecha de finalización de la revisión y los resultados en el seguimiento o registro.