MVHLAC-POL-MET-01 — Política de metadatos (estándares y requisitos)

Organización: Museo virtual hispano-latinoamericano de Canadá (MVHLAC)
ID del documento: MVHLAC-POL-MET-01
Aplica a: Todos los activos registrados en el sistema de gestión de activos del MVHLAC y gestionados a través del flujo de gestión de colecciones del MVHLAC, incluidos los activos 2D, audio, video, medios 360°, 3D/WebXR, documentación y archivos de soporte.
Estado: Final (v1.0)
Responsable (rol): Gestor de Activos Digitales
Nombre del responsable: Por definir
Aprobaciones: Dirección Ejecutiva; Junta Directiva (si se requiere)
Ciclo de revisión: anualmente y cuando ocurran cambios significativos en la operación o la gobernanza.

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1. Propósito

Esta política establece el esquema y los estándares de metadatos requeridos para todos los activos del MVHLAC. Garantiza que el ingreso de datos, el descubrimiento, la gestión de derechos y los procesos de preservación sean consistentes y estén alineados con los requisitos institucionales.

2. Alcance

Esta política se aplica a:

- todos los activos registrados en el sistema de gestión de activos del MVHLAC, incluidos modelos 3D, videos, imágenes, audio, documentos, medios 360° y experiencias WebXR;
- todo el personal y los contratistas responsables de crear, editar o realizar control de calidad (CC) de los metadatos de activos; y
- todos los entregables de digitalización y captura que requieran metadatos descriptivos, de derechos y técnicos.

3. Declaración de la política

El MVHLAC mantiene metadatos estandarizados para todos los activos mediante el esquema del sistema de gestión de activos del MVHLAC. Los registros de activos deben completarse de forma consistente y de acuerdo con los requisitos mínimos definidos en esta política, antes de que los activos sean aprobados o publicados.

4. Definiciones

- Metadatos: información estructurada registrada para describir, explicar, ubicar, recuperar, utilizar y gestionar activos dentro del flujo de gestión de colecciones del MVHLAC.
- Vocabulario controlado: conjunto de términos aprobados y estandarizados que se aplican a los activos para respaldar el etiquetado y la recuperación consistentes dentro del flujo de gestión de colecciones del MVHLAC.
- Asset_ID: Identificador único asignado a cada activo para permitir el seguimiento y la vinculación a lo largo del sistema, de acuerdo con los requisitos de formato del Asset_ID del MVHLAC.
- Declaración de derechos: Registro estandarizado que documenta permisos y restricciones de uso, en cumplimiento de los requisitos del MVHLAC y, cuando corresponda, de estándares externos.
- Aseguramiento de la calidad (AC): Proceso de revisión obligatorio para verificar que un registro de activo esté completo y cumpla con los estándares del MVHLAC antes de ser designado como Aprobado o Publicado.

5. Requisitos

5.1 Sistema de registro y esquema

El sistema de gestión de activos del MVHLAC es el sistema de registro para los metadatos de activos. Todos los nombres de campos y los requisitos de metadatos se definen en el esquema de metadatos del MVHLAC.
Los campos del sistema de gestión de activos del MVHLAC se organizan en las siguientes cinco categorías:

1. - Gestión
  - Derechos y derechos de autor
  - Metadatos
  - Datos técnicos
  - Publicación y contribuyentes

5.2 Requisitos mínimos de metadatos (puntos de control del flujo de trabajo)

Los registros de activos deben cumplir los requisitos mínimos que se especifican a continuación antes de avanzar a la siguiente etapa del flujo de trabajo. Es posible que se requieran campos adicionales según el tipo de activo, las restricciones aplicables o el resultado de publicación previsto.

5.2.1 Creación del registro (Submitted)

- Dated_Created
- Asset_ID
- Status
- Title
- Asset_Type

5.2.2 Preparación para revisión de derechos (Under Review / Rights Pending)

- - Original_Object_Owner_Physical (cuando exista una fuente física)
  - Copyright_Permission
  - Rights_Statement
  - Permission_Document (o una referencia de evidencia documentada)
  - Rights_Expiration_Date_Both (cuando sea por tiempo definido; de lo contrario, Perpetual, si corresponde)
  - Attribution_Required_Both (texto de línea de crédito)
  - Copyrights_Restriction (si aplica)

5.2.3 Procesamiento y preparación técnica (In Processing / Ready for Review)

- - Description
  - Collection_Type
  - Gallery (cuando el activo esté destinado a una galería específica del sitio web)
  - Keywords/Tags (use comas como delimitador en esta publicación)
  - Creation_Method_Digital (cuando corresponda)
  - File_Format, File_Name, File_Size_MB
  - Live_Storage_Location and Live_File_Path
  - Version and Creator_Digital
  - Date_Modified (cuando el maestro se crea o se actualiza)
  - Backup_File_Path and Backup_Date (para archivos maestros)
  - Checksum (para archivos maestros)
  - Details_Of_Bundle (para carpetas/ZIP)

Completar todos los campos técnicos, incluidos Resolution, Duration, Codec, Frame Rate, Polygon Count y Texture Resolution, cuando sean pertinentes para el tipo de activo.

5.2.4 Preparación para publicación (Approved / Published)

- - QA_Approved = Yes y QA_Date completado.
  - Metadatos de derechos completos y restricciones registradas (si aplica).
  - Accessibility_Checked = Yes and Accessibility_Date completado (obligatorio antes de publicar).
  - Available_Languages registrado (p. ej., EN, FR, ES) cuando exista texto complementario público.
  - Optimization_Status registrado cuando corresponda (p. ej., necesidades de rendimiento en WebXR o streaming).
  - Public_URL registrado una vez publicado; Date_Published registrado una vez que esté en línea.

5.3 Vocabularios controlados (campos de lista desplegable)

Para cualquier campo configurado como lista desplegable en el sistema de gestión de activos del MVHLAC, se deben seleccionar únicamente los valores aprobados definidos para ese campo.

5.3.1 Status

Submitted
Under Review
Rights Pending
In Processing
Ready for Review
Approved
Published
Archived
Rejected

5.3.2 Preservation_Priority

Critical
High
Medium
Low

5.3.3 Gallery

Community in Action
Digital Playground
Heritage Chronicles
Inspiring Legacies
We Come Bearing Gifts

5.3.4 Rights_Statement

In Copyright
In Copyright – Educational Use Permitted
In Copyright – Non-Commercial Use Permitted
In Copyright – Rights-Holder Unlocatable
No Copyright – Contractual Restrictions
No Copyright – Non-Commercial Use Only
No Copyright – Other Known Legal Restrictions
No Copyright – United States
Copyright Not Evaluated
Copyright Undetermined
No Known Copyright

5.3.5 Cultural_Group

Afro-Uruguayan
Afro-Bolivian
Afro-Colombian
Afro-Peruvian
Bolivian
Colombian
Ecuadorian
Peruvian
Venezuelan
Chilean
Argentine
Mexican
Indigenous Andean
Indigenous Mexican
Indigenous Central American
Afro-Brazilian
Afro-Caribbean
Hispanic-Canadian
Latin American Immigrant

5.3.6 Geographic_Origin

Buenos Aires, Argentina
Santiago, Chile
Bogotá, Colombia
Quito, Ecuador
Mexico City, Mexico
Lima, Peru
Montevideo, Uruguay
Caracas, Venezuela
São Paulo, Brazil
Rio de Janeiro, Brazil
Havana, Cuba
San José, Costa Rica
Panama City, Panama
Guatemala City, Guatemala
San Salvador, El Salvador
Tegucigalpa, Honduras
Managua, Nicaragua
Toronto, Canada
Montreal, Canada
Vancouver, Canada

5.3.7 Time_Period

Contemporary (21st century)
Late 20th century (1950-2000)
Early 20th century (1900-1950)
Colonial era (16th-19th century)
Pre-colonial (before 1492)
Traditional (specific date unknown)
Modern (2000-present)
Historical (pre-1900)

5.3.8 WebXR_Compatible

Yes
No
Partial

5.3.9 Optimization_Status

Optimized for web, VR, and mobile
Uncompressed original
Master quality
Production-ready
Low-poly optimized
High-poly reference

5.3.10 Resolution

720p (1280x720) HD
1080p (1920x1080) Full HD
1440p (2560x1440) QHD/2.5K (informal)
2K (2048x1080) DCI cinema standard
4K (3840x2160) UHD 4K (consumer displays)
5K (5120x2880) Used in Apple iMac displays
6K (6144x3456) Apple Pro Display XDR
8K (7680x4320) UHD 8K
4096x2048 - 360° video or VR content
8192x4096 - 360° video or VR content

5.3.11 Texture_Resolution

1K (1024x1024) Common small texture
2K (2048x2048) Standard texture size in many games
4K (4096x4096) High-detail textures
8K (8192x8192) Ultra high resolution
16K (16384x16384) Very high end/film/photogrammetry

5.3.12 QA_Approved

Yes
No

5.3.13 Accessibility_Checked

Yes
No

5.3.14 Asset_Type (standard values)

3D Model
360 Video
Interview
Audio
Image
Document

5.4 Formato de Asset_ID

Cada activo debe tener un Asset_ID único con el siguiente formato:

MVHLAC-TYPE-NAME-###

Donde:

MVHLAC: Prefijo de la organización (siempre MVHLAC)
TYPE: Código de tipo de activo (código corto seleccionado por el equipo)
NAME: Nombre descriptivo breve (en mayúsculas, con guiones, sin espacios)
###: Número secuencial (001, 002, etc.)

Ejemplo:

MVHLAC-3D-CANDOMBE-MASCARA-001

5.5 Estándares de calidad de datos

1. - Todos los campos requeridos deben completarse antes de que un activo se marque como Approved o Published.
  - Los títulos deben ser claros y descriptivos. Las descripciones deben proporcionar contexto suficiente para respaldar la interpretación.
  - Las palabras clave y las etiquetas deben aplicarse de forma consistente, y en esta publicación deben usarse comas como delimitadores.
  - Las fechas deben utilizar el formato YYYY-MM-DD.
  - Las rutas de archivo deben estar completas y verificadas como accesibles.
  - La información de derechos debe documentarse y verificarse antes de la publicación.
  - Debe generarse y registrarse una suma de verificación (checksum) para cada archivo maestro de preservación.

6. Roles y responsabilidades

- Gestor de Activos Digitales: Es responsable de definir y mantener los estándares de metadatos, los vocabularios controlados y el esquema del sistema de gestión de activos del MVHLAC. Capacita al personal y realiza auditorías periódicas, documentando todos los hallazgos.
- Responsable de Colecciones: Define los requisitos de metadatos descriptivos para las colecciones y aprueba excepciones a los estándares mínimos.
- Coordinador de Derechos: Confirma que los metadatos de derechos y las referencias de evidencia estén completos y cumplan con los requisitos de restricción antes de la publicación.
- Coordinador de Digitalización: Proporciona información técnica sobre captura y procesamiento, y registra con precisión las relaciones entre el archivo maestro de preservación y el archivo derivado de acceso.
- Revisor de Control de Calidad: Verifica que los metadatos estén completos y sean consistentes en las etapas de aprobación y publicación, y confirma que todos los campos requeridos estén presentes.
- Responsable de Publicación Web: Confirma que los campos de publicación (Public_URL, Date_Published) y los indicadores de idioma estén registrados correctamente después de la publicación.
- Dirección Ejecutiva: Aprueba excepciones mayores, cambios en el esquema y cualquier cambio que afecte los resultados públicos.

7. Registros y resultados obligatorios

- Debe crearse un registro para cada activo en el sistema de gestión de activos del MVHLAC, con todos los campos requeridos completados según la etapa del control de flujo de trabajo en la que se encuentre el activo.
- Referenciar la evidencia de derechos en Permission_Document y registrar cualquier restricción aplicable en el registro del activo.
- Para los archivos maestros, asegurar que checksum, Backup_File_Path y Backup_Date estén registrados y actualizados.
- Para activos publicados, registrar QA_Approved, Accessibility_Checked, Public_URL y Date_Published en el registro del activo.
- Registrar cualquier modificación al esquema de metadatos o a los vocabularios controlados, de conformidad con los procedimientos de gobernanza y gestión documental del MVHLAC.

8. Criterios de aceptación (aprobado/rechazado)

Los metadatos se considerarán en conformidad con esta política cuando cumplan todos los criterios siguientes:

- Todos los campos requeridos para la etapa de control del flujo de trabajo asignado al activo están completos.
- Los campos controlados mediante lista desplegable contienen únicamente los valores permitidos, según se definen en el esquema vigente.
- Las referencias a evidencia de derechos están incluidas en el registro del activo y cualquier restricción se documenta antes de la publicación.
- Todos los campos técnicos aplicables al tipo de activo están completos en el registro.
- Para los archivos maestros, la suma de verificación (checksum) y los detalles de las copias de seguridad se registran en el registro del activo.
- Para activos publicados, QA_Approved y Accessibility_Checked están confirmados y todos los campos de publicación requeridos están completos en el registro.

9. Revisión

9.1 Revisión de gobernanza

- - Debe auditarse una muestra de registros para garantizar su integridad, precisión y consistencia.
  - Los vocabularios controlados deben revisarse para identificar posibles adiciones o términos que deban retirarse.
  - Los nombres de campos y sus definiciones deben confirmarse para asegurar su alineación con el esquema vigente del sistema de gestión de activos del MVHLAC.
  - Todos los hallazgos y las acciones de corrección requeridas deben documentarse en el registro de revisión.

9.2 Revisión operativa (control de calidad continuo)

1. - Los registros recién creados o actualizados recientemente deben revisarse de forma aleatoria para confirmar que todos los campos requeridos estén presentes.
  - Antes de la publicación, Accessibility_Checked, Available_Languages, Public_URL y Date_Published deben registrarse de manera consistente.
  - Para los archivos maestros, la suma de verificación (checksum) y Backup_Date deben verificarse después de cualquier transferencia o actualización.

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Reconocimiento de financiamiento

Agradecemos el apoyo financiero del Gobierno de Canadá a través del Programa de Asistencia a Museos (MAP)