MVHLAC-POL-ACQ-01 — Política de adquisición (ingreso y derechos)

Organización: Museo virtual hispano-latinoamericano de Canadá (MVHLAC)
ID del documento: MVHLAC-POL-ACQ-01
Aplica a: Todos los activos que ingresan al flujo de gestión de colecciones del MVHLAC, incluidos los activos 2D, audio o video, video 360°, 3D o WebXR, así como la documentación y los archivos de soporte.
Responsable (rol): Responsable de Colecciones
Nombre del responsable: Por definir
Aprobaciones: Dirección Ejecutiva; Junta Directiva (si se requiere)
Ciclo de revisión: Anualmente y cuando ocurran cambios significativos en la operación o en la gobernanza.

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1. Propósito

Esta política describe el proceso para aceptar activos en el flujo de gestión de colecciones del MVHLAC, asegurando que cada ingreso sea:

1. pertinente para el mandato y las prioridades de colección del MVHLAC
2. inventariado y documentado de manera consistente, y
3. verificado en materia de derechos y permisos antes de su publicación.

2. Alcance

Esta política se aplica a todas las vías de adquisición, incluidas:

1. • donaciones y contribuciones de la comunidad;
   • transferencias de socios o colaboradores;
   • creación o captura basada en proyectos realizados para el MVHLAC, incluida la documentación, la digitalización, la captura en 360° y la captura en 3D;
   • ingreso de activos de origen digital (archivos creados originalmente en formato digital);
   • documentación de soporte requerida para la interpretación, la autorización de derechos y la preservación, como formularios, acuerdos y archivos de evidencia.

Esta política regula únicamente la etapa de ingreso y derechos. Otros requisitos, como digitalización, metadatos, preservación, accesibilidad, publicación y rotación, se abordan en políticas y procedimientos independientes.

3. Declaración de la política

El MVHLAC permitirá que un activo avance a lo largo de su ciclo de vida únicamente cuando la documentación de ingreso y la información de derechos estén completas y sean verificables. La información sobre derechos y el estado de permisos deben mostrarse claramente en el sistema de gestión de activos del MVHLAC. Los activos sin derechos verificados deben etiquetarse como Permiso Requerido y mantenerse fuera de publicación.

4. Definiciones

• • Activo: Elemento digital o paquete de archivos, incluida toda la documentación asociada, gestionado por el MVHLAC. Esto incluye imágenes, documentos, archivos de audio y vídeo, medios en 360 grados y en 3D, metadatos y evidencia de derechos.
  • Asset_ID: Identificador único asignado a cada activo para garantizar un seguimiento consistente a lo largo de su ciclo de vida en el sistema de gestión de activos del MVHLAC. Ejemplo: MVHLAC-3D-CANDOMBE-MASCARA-001.
  • Registro de activo: Entrada oficial de un activo en el inventario del sistema de gestión de activos del MVHLAC, que incluye metadatos descriptivos, información sobre derechos, estado del flujo de trabajo y ubicación de almacenamiento.
  • Estado del flujo de trabajo: Estado actual del ciclo de vida de un activo dentro del flujo de gestión de colecciones, por ejemplo: Submitted, Under Review o Rights Pending.
  • Evidencia de derechos: Documentación que respalda el estado de permisos, incluyendo formularios firmados, correspondencia por correo electrónico y renuncias de derechos.
  • Restricciones: Limitaciones documentadas sobre el uso de un activo, como “no uso en redes sociales”, “por tiempo limitado”, “solo en la galería”, “solo para uso interno” o “sin ediciones ni recortes”.
  • Archivo maestro de preservación: Versión de mayor calidad de un archivo, conservada para su preservación a largo plazo dentro de las colecciones del MVHLAC.
  • Archivo derivado de acceso: Archivo creado a partir del archivo maestro de preservación y optimizado para el acceso y la entrega a usuarios (web, streaming o formatos inmersivos/360).
  • Adquisición: El proceso de evaluar, aceptar, documentar y registrar los activos dentro del flujo de gestión de colecciones del MVHLAC.

5. Requisitos

5.1 Ingreso e inventario

1. • • Inventariar cada activo en el momento de su ingreso inicial, ya sea un archivo digital, un objeto físico que deba ser capturado o un paquete.
     • Confirmar la pertinencia del activo respecto al mandato del MVHLAC y documentar la justificación para su ingreso.
     • Registrar la fuente y procedencia del activo en la medida en que la información esté disponible, incluyendo el proveedor, el método de adquisición y cualquier historial relevante para la interpretación o los derechos.
     • Crear un registro del activo en el sistema de gestión de activos del MVHLAC. Como mínimo, debe incluir: Asset_ID, Title, Asset Type, Source y una breve descripción.
     • Para paquetes de activos, como carpetas o archivos ZIP, el contenido y los procedimientos de manejo deben documentarse en el registro del activo.

5.2 Aprobaciones por escrito y autorización de derechos (obligatorio)

1. 1. 1. Obtener aprobaciones por escrito que autoricen explícitamente los usos pertinentes para las operaciones del MVHLAC. Los permisos deben contemplar, según corresponda:
         
         
         • captura, cuando el MVHLAC realice digitalización o grabación,
         • almacenamiento y preservación,
         • difusión y publicación, incluida la publicación web,
         • requisitos de atribución y línea de crédito,
         • restricciones, como limitaciones de acceso público en la web, creación de derivados o uso exclusivamente educativo, y
         • plazo o fecha de expiración cuando el permiso está sujeto a un límite de tiempo.
           
           
      2. Asegurar la autorización de los derechos de propiedad intelectual y otros derechos relacionados con el activo, incluidos acuerdos de derechos de autor, derechos morales, marcas registradas, licencias y cualquier derecho de privacidad o de imagen aplicable.
      3. Almacenar o referenciar la evidencia de los derechos en el registro del activo, como el nombre del archivo del acuerdo, la identificación del documento o el enlace, para garantizar que la base de permisos sea auditable.
      4. Todas las actividades de autorización de derechos se realizarán de conformidad con la Copyright Act (Canada) y cualquier otra legislación canadiense aplicable. Cuando los derechos sean inciertos, incompletos o no estén documentados, el activo no podrá publicarse ni difundirse públicamente hasta que se confirme la base legal de uso y se registren los permisos correspondientes en el sistema de gestión de archivos del MVHLAC.

5.3 Estado de permisos y retención de publicación

1. 1. 1. El estado de permisos de cada activo debe indicarse claramente en el sistema de gestión de activos del MVHLAC.
      2. El estado de permisos asignado en el ingreso debe estar respaldado por la evidencia de derechos registrada en el registro del activo y determinará si el activo puede avanzar, mantenerse restringido o quedar retenido para publicación.
      3. Asignar uno de los siguientes estados de permiso a cada activo como parte del proceso de ingreso:
         
         
         • Cleared: El activo puede avanzar en los flujos de trabajo de publicación.
         • Restricted: El activo está disponible únicamente para uso interno, sujeto a restricciones específicas.
         • Permission Required: El activo no podrá publicarse hasta que se hayan obtenido todos los permisos necesarios.
           
           
      4. Los activos marcados como Permission Required quedan restringidos a uso interno hasta que que los permisos sean autorizados.

5.4 Resultado de la decisión

1. 1. 1. Cada proceso de ingreso debe concluir con uno de los siguientes resultados documentados:
         
         
         • Accepted (avanza en el ciclo de vida),
         • Deferred (se mantiene pendiente con pasos a seguir y cronograma), o
         • Rejected (no se conserva; registrar la razón y la disposición).
           
           
      2. Registrar la decisión y su justificación en el registro del activo o en la documentación de adquisición correspondiente.
      3. Los activos rechazados y la documentación asociada deberán conservarse durante un período mínimo de dos (2) años para garantizar la trazabilidad en auditorías, salvo que consideraciones legales, contractuales o de privacidad requieran su eliminación anticipada. La acción de conservación o eliminación debe documentarse en el sistema de gestión de activos del MVHLAC.

6. Roles y responsabilidades

1. • Responsable de Colecciones: Supervisa el flujo de gestión de colecciones, verifica la documentación requerida y coordina las revisiones y aprobaciones.
   • Responsable de Adquisiciones: Registra cada ingreso de activos, evalúa su pertinencia con respecto al mandato del MVHLAC y asegura que la documentación inicial esté completa.
   • Coordinador de derechos: Gestiona la autorización de derechos y permisos, documenta las restricciones y los requisitos de la línea de crédito, y asegura que la evidencia de los derechos quede registrada o referenciada en el registro del activo.
   • Revisor de derechos: Verifica los permisos, las restricciones y la evidencia de respaldo, y confirma que la documentación sustente el estado de permisos asignado.
   • Dirección Ejecutiva: Revisa y aprueba las adquisiciones de conformidad con los requisitos de gobernanza y eleva a la Junta Directiva los casos que requieran su aprobación.

7. Registros y resultados requeridos

Para cada activo adquirido, deben mantenerse los siguientes elementos:

1. • un registro de activo en el sistema de gestión de activos del MVHLAC;
   • a completed minimum metadata record, including permission state,
   • un registro mínimo de metadatos completado, que incluya el estado de permisos;
   • una referencia a la evidencia de derechos, como el ID de un documento de permiso o la ruta del archivo correspondiente;
   • un resultado de decisión documentado (Accepted, Deferred o Rejected) y la fecha correspondiente.

8. Criterios de aceptación (aprobado/rechazado)

Una adquisición cumple con esta política cuando se verifican todas las siguientes condiciones:

1. • el activo está inventariado y registrado con un identificador único y campos descriptivos básicos;
   • el origen y la procedencia están documentados en el registro del activo;
   • los permisos por escrito y la evidencia de derechos están documentados o referenciados;
   • el estado de permisos se muestra claramente en el registro y cualquier restricción se indica explícitamente;
   • los activos sin derechos verificados están etiquetados como Permiso Requerido y se mantienen fuera de publicación.

    

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